Generelt
Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes direkte til deg som person, for eksempel navn, personnummer, adresse, telefonnummer og lignende. Behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR). Vår virksomhet er også regulert av andre lover og regler, blant annet kommuneloven, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, revisorloven og arkivloven.
Viken Kommunerevisjon IKS behandler personopplysninger i forbindelse med revisjon og kontroll av våre eierkommuner og andre klienter, som stiftelser, legater og menighetsråd. Formålet med behandlingen er å sikre kontroll og tilsyn med at virksomhetene følger lover og regler.
I forbindelse med revisjonstjenester behandler vi personopplysninger slik som ansettelsesavtaler, personnummer, lønnsopplysninger, skattekort, økonomiske opplysninger, familieforhold og opplysninger om mulige straffbare handlinger.
Hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler avhenger av hvilken informasjon vi trenger for å revidere regnskapet, utføre et attestasjonsoppdrag eller en forvaltningsrevisjon. I forbindelse med forvaltningsrevisjoner samler vi noen ganger inn taushetsbelagte opplysninger om kommunens innbyggere. Formålet er da å undersøke kommunens etterlevelse av plikten til (for eksempel) å gi forsvarlige helsetjenester, følge med på barns omsorgssituasjon i barnevernssaker, tilby tilpasset opplæring i skolen o.l.
Viken Kommunerevisjon IKS v/daglig leder Inger Anne Fredriksen er behandlingsansvarlig for disse opplysningene etter personopplysningsloven.
Det rettslige grunnlaget for vår behandling av personopplysninger er personopplysningsloven, jf. GDPR artikkel 6 punkt 1 bokstav c, jf. kommuneloven §§ 78 og 80, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og stiftelsesloven §§ 43 og 44, samt GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav f (interesseavveining).
Vi følger bestemmelsene i personopplysningsloven, og legger vekt på å lagre så få personopplysninger som mulig. Kun opplysninger som er nødvendig for dokumentasjon av vårt arbeid blir arkivert. De fleste personopplysningene lagres slik at personer ikke er direkte gjenkjennbare (pseudonymisering ved bruk av brukernummer benyttes).
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personvernforordningen artikkel 15. Det betyr at dersom du spør, har du rett til å få opplyst om og eventuelt hvilke opplysninger om deg vi har lagret.
Nyhetsbrev
Viken Kommunerevisjon IKS sender ut nyhetsbrev cirka 3 ganger pr. år via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet.
Spørreundersøkelser
Viken Kommunerevisjon IKS bruker Questback til å gjennomføre undersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, hvorvidt den er anonym eller ikke og hjemmel for behandling av personopplysninger i denne sammenheng.
www.vkrevisjon.no
Våre nettsider samler ikke inn personopplysninger.
Opplysninger om ansatte
Viken Kommunerevisjon IKS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personvernforordningen artikkel 6, b) og c).
Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel personnummer, bankkontonummer, bostedsadresse, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune.
Dessuten registreres det opplysninger om tilgang til IT-systemet.
Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.
Etter at tilsetting er foretatt, blir søknader for kandidater som ikke ble tilsatt slettet.
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i arkivsystemet. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.
Personvernombud i Viken Kommunerevisjon
Gisle Skaaden er utnevnt til personvernombud i Viken Kommunerevisjon IKS. Personvernombudets plikter fremkommer av personvernforordningens artikkel 39, se Datatilsynets informasjon om personvernombudets plikter.
Kontakt personvernombudet: Gisle Skaaden, e-post: gisska@vkrevisjon.no, telefon 900 53 148.
September 2018
